Dati da registrare
Annotate codice originario, materiale, quantità, data e soggetti. Aggiungete lo stato osservato e i riferimenti ai documenti. Distinguete le osservazioni dalle informazioni ricevute.
Sottopartite e nuovi codici
Se dieci piante vengono separate, collegate il nuovo codice alla partita originaria e annotate la quantità. Un cambio di luogo o di responsabile non deve cancellare la provenienza.
Esempio di rettifica
Alla consegna sono state registrate dieci piante, al riconteggio nove. Aggiungete una rettifica datata e motivata conservando la nota iniziale. È un esempio di prassi documentale.